Octaviomail verbindet sich mit Ihren bestehenden Postfächern – support@, vertrieb@, rechnung@ – und macht daraus einen Ort, an dem Ihr Team liest, antwortet, intern kommentiert und sieht, wer was getan hat.
Läuft direkt im Browser, am Rechner und am Smartphone. Auf Ihrem Server, mit jedem IMAP/SMTP-Anbieter.
Das Modul ist angekommen und eingebaut – die Leuchte läuft wieder. Gibt es die Solveig auch in Messing gebürstet?
Messing gebürstet kommt erst im November – ich kann ihr jetzt schon Muster reservieren.
Wie schön, dass die Leuchte wieder läuft! Solveig in Messing gebürstet kommt im November – ich reserviere Ihnen gern zwei Muster.
Alles, was Ihr Team braucht, um eine Kundenmail vom Eingang bis zur Antwort gemeinsam zu erledigen – ohne Weiterleitungen, CC-Ketten oder ein zweites Werkzeug.
Statt Threads mit zwanzig zitierten Absätzen sehen Sie den ganzen Austausch mit einer Person als Verlauf: eingehend links, Ihre Antworten rechts, Anhänge als Chips, Ungelesenes markiert.
Antworten schreiben Sie wie eine Nachricht. Enter sendet. Der Versand wartet 30 Sekunden, damit Sie noch abbrechen können.
Kommentare hängen an der Konversation, sind nur für Ihr Team sichtbar und verlassen Octaviomail nie. Kein „interne Anmerkung, bitte löschen vor dem Senden“ mehr.
Wer schreibt, wird angezeigt. Wer liest, sieht sofort, was schon geklärt ist.
Zuständige Person, Fälligkeit, Priorität – direkt an der Mail angelegt. Die Aufgabe verlinkt zurück zur Nachricht, die Nachricht zeigt die offene Aufgabe.
Eine Übersicht aller Aufgaben zeigt, was bei wem liegt und was heute fällig ist.
Empfangen, gelesen, beantwortet, Aufgabe angelegt: Jede Konversation trägt ihre eigene Geschichte, mit Name und Uhrzeit.
Wer einspringt, ist in einer Minute im Bild. Wer aus dem Urlaub kommt, auch.
Alle Adressen einer Person, Telefonnummern, Notizen – und daneben der komplette Mailverlauf über alle Postfächer hinweg. Wer im Vertrieb angefragt hat und im Support landet, bleibt eine Person.
Schlagwörter pro Postfach, mit Farbe. Filtern nach „Reklamation“ oder „Wartet auf Kunde“ statt nach Bauchgefühl.
Ungelesen-Zähler pro Konversation, Suche über Betreff und Inhalt, gesendete Mails optional mit dabei.
⌘K öffnet die Befehlspalette: antworten, weiterleiten, als erledigt markieren, Aufgabe anlegen. Mit @ springen Sie zu Personen, mit # zu Schlagwörtern.
Octaviomail läuft direkt im Browser. Keine Installation, keine App aus dem Store, kein Update auf jedem einzelnen Rechner. Ihr Team öffnet eine Adresse – am Arbeitsplatz, im Homeoffice oder unterwegs am Smartphone.
Ein gemeinsames Postfach ist ein beliebtes Ziel: Phishing landet zuerst bei support@ und rechnung@. Octaviomail prüft deshalb jede Mail, bevor Ihr Team sie sieht – beim Empfang, beim Anzeigen und beim Öffnen von Anhängen – und erklärt in Klartext, warum etwas verdächtig ist.
Beim Empfang wird jede Mail bewertet. Punkte gibt es zum Beispiel für fehlgeschlagene SPF-, DKIM- oder DMARC-Prüfungen, Absenderdomains auf auffälligen Endungen wie .top oder .xyz, Wegwerf-Adressen, Links auf fremde Domains und Dringlichkeitssprache.
Ab einer Schwelle gilt die Mail als verdächtig, darüber als Spam. Das Team sieht die Gründe im Klartext und kann die Einstufung überstimmen – als vertraut oder als Spam. Wer das getan hat, wird protokolliert.
Jeder Anhang läuft beim Empfang und beim Versand durch ClamAV. Ein Treffer sperrt die Datei vollständig: kein Download, keine Vorschau, und die Mail wird als Spam eingestuft. Ein infizierter Anhang im Ausgang verhindert den Versand.
Ausführbare Dateien, Office-Dokumente mit Makros, HTML-Anhänge und passwortgeschützte Archive erhöhen die Risikobewertung. Bei verdächtigen Mails gibt es keine Vorschau, und jeder Download fragt einzeln nach.
Anhangsdaten werden nie mit der Mailliste an den Browser geschickt. Sie werden erst geladen, wenn jemand bewusst klickt – über einen Endpunkt, der Anmeldung, Postfachrechte und Dateityp prüft.
Mail-HTML wird auf dem Server bereinigt: Skripte, Formulare, externe Stylesheets und versteckte Tracker werden entfernt. Angezeigt wird es in einem abgeschotteten Rahmen ohne Zugriff auf Octaviomail. Jeder Link zeigt vor dem Öffnen sein tatsächliches Ziel.
IMAP- und SMTP-Passwörter liegen mit AES-256-GCM verschlüsselt in Ihrer Datenbank. Der Schlüssel liegt außerhalb der Datenbank in der Serverumgebung.
Jede Aktion prüft zwei Dinge: Hat die Person das Recht dazu, und darf sie dieses Postfach überhaupt sehen? Geprüft wird auf dem Server, nicht im Browser. Zu den Berechtigungen
Wer gelesen, geantwortet, gelöscht oder kommentiert hat, steht im Verlauf jeder Konversation – mit Name und Uhrzeit.
Fragen zu Betrieb, Backups oder einem Sicherheitsaudit? Schreiben Sie uns.
Benutzerkonten und Berechtigungen vergeben Sie sehr granular: 14 einzelne Rechte pro Person und eine eigene Zugriffsliste für jedes Postfach.
Senden ja, löschen nein. Aufgaben nutzen, aber nicht die aller anderen sehen. Kunden pflegen, aber keine Benutzer verwalten. Jede der 14 Berechtigungen schalten Sie pro Person einzeln an oder ab.
Rollen liefern sinnvolle Standardwerte. Was davon abweicht, sehen Sie auf einen Blick, und ein Klick setzt die Person auf den Rollenstandard zurück.
Die Buchhaltung arbeitet in rechnung@, der Vertrieb in vertrieb@. Pro Postfach legen Sie fest, wer Zugriff hat.
Wer nicht auf der Liste steht, sieht das Postfach nicht – auch nicht in der Suche, in den Aufgaben oder in der Kundenakte. Geprüft wird auf dem Server, bei jeder einzelnen Aktion.
Konto anlegen, Rolle wählen, Postfächer freigeben. Die Rollendefinitionen bestimmen, womit neue Konten starten.
Wer das Team verlässt, verliert mit dem Konto den Zugang. Die Postfächer und ihr Verlauf bleiben dem Team erhalten.
Octaviomail ersetzt keinen Mailserver. Es verbindet sich per IMAP und SMTP mit dem, was Sie schon haben – Hetzner, IONOS, Google Workspace, Microsoft 365 oder Ihr eigener Server – und spiegelt die Postfächer für Ihr Team.
Ein Postfach ist ein Name plus IMAP- und SMTP-Zugang. Die Passwörter werden verschlüsselt gespeichert.
Gelesen, verschoben, gelöscht: Was das Team in Octaviomail tut, wird an den Mailserver zurückgeschrieben. Ihr bisheriger Mailclient bleibt nutzbar.
Ein gemeinsames Postfach für Teams. Octaviomail verbindet sich per IMAP und SMTP mit Ihren bestehenden Postfächern wie support@, vertrieb@ oder rechnung@. Ihr Team liest und beantwortet die Mails gemeinsam, kommentiert intern, legt Aufgaben an und sieht in jeder Konversation, wer was getan hat.
Nein. Octaviomail verbindet sich mit dem Mailserver, den Sie schon haben, und spiegelt die Postfächer für Ihr Team. Gelesen, verschoben, gelöscht: Was das Team tut, wird an den Mailserver zurückgeschrieben, Ihr bisheriger Mailclient bleibt nutzbar.
Mit Postfächern, die per IMAP und SMTP erreichbar sind – etwa bei Hetzner, IONOS, Google Workspace, Microsoft 365 oder auf Ihrem eigenen Mailserver. Neue Mails erscheinen dank IMAP IDLE in Echtzeit.
Auf Ihrem Server. Octaviomail läuft als ein Node-Prozess mit einer MongoDB bei Ihnen; Mails, Kommentare und Aufgaben bleiben dort, ohne Cloud dazwischen. IMAP- und SMTP-Passwörter werden mit AES-256-GCM verschlüsselt gespeichert.
Nein. Octaviomail läuft im Browser – Chrome, Edge, Firefox oder Safari, am Rechner und am Smartphone. Installiert und aktualisiert wird nur einmal auf dem Server. Die Oberfläche ist auf Deutsch, Englisch lässt sich umschalten.
Octaviomail ist derzeit in der Closed Beta und wird Schritt für Schritt für einzelne Teams geöffnet. Schreiben Sie uns an info@octaviomail.com – wir melden uns persönlich.
Wir öffnen Octaviomail Schritt für Schritt für einzelne Teams. Wenn Sie Interesse haben, schreiben Sie uns gern eine Mail – wir melden uns persönlich bei Ihnen.